Restauración de Versiones Anteriores: Capacidad para restaurar versiones anteriores de un documento en caso de errores o cambios no deseados.
Reducción de costos: Cuando se realiza digitalmente, la gestión de documentos lessen el espacio fileísico requerido para el almacenamiento y disminuye los costos asociados con el mantenimiento de archivos fileísicos.
Escalabilidad limitada: Agregar servidores en sistemas locales es costoso y requiere tiempo. La mayoría no permite ajustar recursos según necesidades en tiempo authentic, afectando el rendimiento en momentos de alta demanda.
Automatice los flujos de trabajo y las tareas repetitivas, como las aprobaciones y las presentaciones, lo que aumenta la eficiencia operativa;
Ahora que conoces la importancia de una buena gestión documental, y los peligros de descuidarla, es hora de conocer las mejores herramientas para poner en práctica este Management.
En el contexto de los gestores documentales, los flujos de trabajo son movimientos automatizados de documentos a través de una correlación de acciones relacionadas con un proceso empresarial.
Cumplimiento y seguridad: incluye características avanzadas para asegurar la conformidad con normativas como el RGPD.
Preguntas sobre este artículo ¿Cuál es el principal beneficio Gestión Documental que las empresas esperan obtener de un sistema de gestión documental?
Hay empresas que mantienen datos de clientes o propiedad intelectual en sus instalaciones y utilizan la nube para tareas rutinarias.
El sistema de gestión documental se está transformando en una pieza cada vez más esencial para las organizaciones. La cantidad de información creada por las empresas actuales crece vertiginosamente, y los antiguos sistemas de almacenamiento empresariales presentan muchas carencias.
Una vez que los documentos están en el sistema, puedes hacer seguimiento y gestionarlos, lo que aumenta la eficacia de los procesos internos, mejora la seguridad y lower los errores.
Captura de correo electrónico: Algunos sistemas permiten indexar y almacenar correos electrónicos y sus archivos adjuntos en la carpeta del proyecto correspondiente, directamente desde la bandeja de entrada.
Cantidad y calidad de las prestaciones ofrecidas: evaluamos la variedad y profundidad de las funcionalidades que cada software proporciona para la gestión documental.
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